Caso Optinergia: CRM para una asesoría energética
Caso real: desarrollamos en dos semanas un CRM para centralizar clientes, contratos, renovaciones e incidencias de una asesoría energética.
Una asesoría energética con centenares de clientes activos, varios comerciales y contratos con fechas de vencimiento distintas. El problema: todo vivía en hojas de cálculo, correos y la memoria de cada comercial. Cada renovación que se perdía era dinero que se iba.
Nos encargaron construir la herramienta que no existía en el mercado para ellos: un CRM diseñado desde cero para la operativa real de una asesoría energética.
semanas de entrega
módulos entregados
renovaciones que se escapan
funciona en móvil y escritorio
El problema
El sector energético tiene un ritmo muy concreto: contratos con fecha de fin, renovaciones que hay que anticipar y clientes que necesitan seguimiento. Gestionarlo en Excel no escala: no avisa, no prioriza, no recuerda quién habló con quién ni cuándo.
El equipo perdía renovaciones por falta de visibilidad. No había forma rápida de saber qué contratos vencían ese mes, qué incidencias seguían abiertas o qué comercial era responsable de cada cliente. La información estaba, pero dispersa.
La solución
Construimos un panel de gestión que da al equipo lo que necesita de un vistazo: cuántos clientes activos hay, qué contratos están a punto de vencer, cuántas incidencias siguen abiertas y quién tiene que actuar.
La ficha de cada cliente agrupa todo en un solo lugar: datos de contacto, contratos energéticos con sus CUPS, fechas de vigencia, importes y comisiones, documentos adjuntos, incidencias activas y un historial completo de cada acción registrada sobre esa cuenta.
Renovaciones con cola de prioridad
El módulo de renovaciones fue el más crítico para el cliente. Muestra automáticamente todos los contratos que vencen en los próximos 60 días, ordenados por urgencia — vencidos, urgentes (menos de 30 días) y próximos — con el último contacto registrado y el canal usado (teléfono o email).
Desde esa misma pantalla, el comercial puede registrar un contacto, anotar el resultado y renovar el contrato directamente, sin salir del flujo.
Búsqueda y filtros que funcionan
La búsqueda sobre clientes es en tiempo real — por nombre, DNI o empresa — con filtros combinables por estado, comercial asignado y periodo de alta. El listado se puede exportar a CSV con un clic, filtrado tal como está en pantalla.
Incidencias con prioridad
Las incidencias (facturas pendientes, DNI no entregado, contratos sin firma) se gestionan en una tabla separada con cuatro niveles de prioridad. Cualquier miembro del equipo puede abrirlas, actualizarlas y cerrarlas. El dashboard las refleja siempre en tiempo real.
Decisiones de diseño
El sistema distingue entre propietario, administrador, comercial y solo lectura. Cada rol ve y puede hacer cosas distintas — los comerciales solo ven sus propios clientes; los admin ven todo el equipo.
Cada acción queda registrada sin que nadie tenga que apuntarlo: alta de cliente, cambio de contrato, contacto de renovación, resolución de incidencia. El historial de cada cliente es la memoria del equipo.
La app está optimizada como Progressive Web App. Los comerciales la usan desde el móvil entre visitas sin instalar nada. Modo oscuro incluido, con preferencia persistida por usuario.
DNIs, contratos firmados y propuestas se suben directamente a la ficha del cliente. Los PDFs se pueden visualizar dentro de la propia herramienta sin descargar nada.
Clientes y contratos se pueden exportar con los filtros activos — por periodo, estado o comercial. El fichero resultante tiene todos los campos que necesita el equipo: DNI, IBAN, fecha de firma, renovación y servicios contratados.
Fase 1 (desarrollo completo) en la primera semana. Fase 2 (importación de datos reales y validación conjunta con el cliente) en la segunda. Sin sorpresas, sin scope creep.
Resultados
- 6 módulos entregados y en producción: dashboard, clientes, contratos, renovaciones, incidencias y documentos
- 0 renovaciones perdidas desde la adopción del sistema
- Equipo completo migrado desde Excel en menos de una semana
- Roles y permisos configurados desde el primer día sin intervención técnica
Antes teníamos todo en hojas de cálculo y dependíamos de que alguien se acordara. Ahora el sistema avisa solo y el equipo sabe en todo momento qué tiene que hacer.
¿Gestionas una asesoría energética? Conoce nuestro CRM para asesorías energéticas, una solución construida a partir de este caso real.
