Software para asesorías energéticas: CRM, contratos y renovaciones

Una asesoría energética necesita relacionar clientes, CUPS, contratos con vencimiento, incidencias y seguimiento comercial. Un CRM genérico puede cubrir parte del trabajo; el encaje depende de cómo se conectan esos datos y de las reglas propias de cada equipo.

Cuando ese proceso vive en hojas de cálculo, cuesta ver qué contrato requiere atención, quién debe actuar y qué ocurrió en el último contacto.

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El problema de gestionar una asesoría energética con Excel

Excel no avisa, no prioriza y no recuerda. Cuando tienes 100 clientes con contratos a diferentes fechas, la persona que tiene que actuar depende de su propia memoria o de buscar en el archivo cada mañana. Ninguna de las dos es fiable a escala.

Los síntomas más comunes:

• Contratos que vencen sin que nadie los haya contactado a tiempo
• Comerciales que no saben cuántas renovaciones tienen pendientes esta semana
• Clientes que llaman para saber el estado de su factura y nadie tiene la información a mano
• Informes que requieren consolidar datos de tres sitios diferentes
• Sin visibilidad de cuánto factura cada comercial ni qué clientes son más rentables

Cada renovación que se escapa es ingresos recurrentes que se van — con contrato firmado por la competencia.

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Qué necesita el software de una asesoría energética

El sector tiene peculiaridades que los CRMs generales no modelan bien por defecto:

Gestión de contratos energéticos

• CUPS (Código Unificado de Punto de Suministro) asociado a cada contrato
• Fecha de inicio y fin de vigencia, con alertas automáticas antes del vencimiento
• Tarifas, importes y comisiones por contrato
• Historial de modificaciones y renovaciones

Cola de renovaciones priorizada

Lo más crítico: saber en todo momento qué contratos vencen pronto, ordenados por urgencia. No una lista plana sino una cola que distingue entre vencidos, urgentes (menos de 30 días) y próximos (30-60 días), con el último contacto registrado para cada uno.

Historial de actividad por cliente

Quién habló con quién, cuándo, a través de qué canal y con qué resultado. Sin esto, cuando un comercial está de vacaciones o cambia de empresa, la relación con el cliente empieza de cero.

Roles por perfil de usuario

Los comerciales no deberían ver la cartera de sus compañeros ni las comisiones globales. Los administradores necesitan visibilidad total. El propietario necesita los números de rentabilidad. Un buen sistema separa lo que cada perfil necesita ver y hacer.

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Caso real: Optinergia CRM

Optinergia es una asesoría energética con cientos de clientes activos y varios comerciales. Gestionaban todo en hojas de cálculo: contratos en un Excel, incidencias en otro, y el historial de contactos en la memoria de cada comercial.

Nos encargaron construir la herramienta que no existía en el mercado para ellos.

En 2 semanas entregamos:

• Dashboard con KPIs en tiempo real: contratos activos, renovaciones urgentes, incidencias abiertas por comercial
• Ficha de cliente con todos los contratos energéticos (CUPS, fechas, importes, comisiones), documentos adjuntos e historial completo de actividad
• Cola de renovaciones con tres niveles de urgencia, último contacto y canal, y registro de llamada sin salir del flujo
• Gestión de incidencias (facturas pendientes, DNI no entregado, contratos sin firma) con prioridad y seguimiento por todo el equipo
• Roles diferenciados: propietario, administrador, comercial (solo su cartera) y solo lectura
• Exportación a CSV filtrada para informes en los que el cliente ya necesitaba datos específicos
• PWA funciona en móvil sin instalar nada — los comerciales lo usan entre visitas desde el teléfono

Ver el caso completo de Optinergia o nuestra página de CRM para asesorías energéticas.

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El equipo migró desde Excel en menos de una semana, con todos los datos históricos importados.

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¿CRM genérico o desarrollo a medida?

	CRM genérico (Salesforce, HubSpot)	CRM a medida
Implantación	Depende de módulos e integraciones	Depende del alcance acordado
Costes recurrentes	Licencias y servicios según el plan	Infraestructura y mantenimiento acordados
CUPS y contratos energéticos	Depende de la configuración y las integraciones	Modelado según la operativa acordada
Cola de renovaciones con urgencia	Depende de la configuración	Se diseña según las reglas acordadas
Exportación filtrada	Depende del producto y el plan	Se define según los datos necesarios
Roles por comercial	Depende del producto y el plan	Se configura según los perfiles

Un CRM genérico puede ser suficiente si permite configurar los datos y flujos necesarios. Si no, compara el coste y mantenimiento de las personalizaciones con una solución diseñada para la operativa concreta.

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Cuánto cuesta un CRM para el sector energético

El presupuesto depende del número de usuarios, los datos que haya que migrar, los flujos incluidos y las integraciones disponibles. Para comparar propuestas, pide que detallen alcance, plazos, migración, soporte y costes recurrentes.

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